In SWITCH definieren Sie zuerst einen oder mehrere Eingangsordner, worin die zu verarbeitenden Dateien - dies können beliebige Formate wie PDF-, PostScript-, Tiff-, Text-Dateien oder native Dokumentformate wie Adobe InDesign oder QuarkXPress sein - abgelegt werden. Die überwachten Ordner können natürlich auch auf einem Netzwerkvolume liegen. Die eingehenden Dateien erhalten von SWITCH daraufhin eine eindeutige Kennung und werden in den Workflow eingecheckt und an den nächsten definierten Arbeitsschritt übergeben. Dabei übernimmt SWITCH für Sie nun die Kontrolle über die zu verarbeitenden Daten.
SWITCH automatisiert Funktionen wie das Kopieren, Verteilen, Sortieren, FTP-Up und Download, Komprimieren/Dekomprimieren von Daten und den Versand von Dateien per EMail. Ihre Standard-Programme mit oder ohne eigener Hotfolder-Unterstützung können dabei einen natürlichen Bestandteil des Workflows bilden. Gleichzeitig bietet die zentrale Einrichtung und die Steuerung von Workflows und Programmen eine weit höhere Sicherheit, da sich der einzelne Benutzer nicht mit den verschiedenen Prozessen befassen muss. Eventuell auftretende Fehler werden von SWITCH angezeigt oder können dem Produktionsverantwortlichen oder dem individuellen Mitarbeiter per integrierter E-Mail Benachrichtigungsfunktion mitgeteilt werden. Alle Arbeitsschritte werden genauestens protokolliert. Auch Fehler- oder Statusmeldungen von Drittprogrammen, welche über Konfiguratoren in einen SWITCH-Workflow eingebunden sind, werden hier zentral geloggt. Durch die in SWITCH integrierte Prozessübersicht lassen sich nun alle Aktivitäten zentral verfolgen und steuern. Protokolldaten können auch automatsich exportiert und weiter verarbeitet werden.
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